Privacy & cookies

KantoorDAAN, gevestigd aan Kloosterstraat 46a, 9717 LG Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42165653, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die hieronder worden beschreven. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens KantoorDAAN verzamelt, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang deze worden bewaard en welke rechten daarbij horen. Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens is KantoorDAAN bereikbaar via info@kantoordaan.nl.

Voor de duidelijkheid: waar KantoorDAAN in opdracht van een klant de administratie voert en daarbij persoonsgegevens van derden verwerkt die in die administratie voorkomen (bijvoorbeeld namen op facturen van leveranciers of gegevens van personeelsleden bij een loonadministratie), treedt KantoorDAAN op als verwerker van die klant, niet als verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking is geregeld in de verwerkersovereenkomst tussen KantoorDAAN en de klant, niet in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die KantoorDAAN zelf, als verwerkingsverantwoordelijke, verzamelt van klanten, contactpersonen van klanten, prospects, ondernemers die KantoorDAAN voor werving benadert en bezoekers van de website.

Welke gegevens verwerkt KantoorDAAN

Van klanten en contactpersonen van klanten (zzp'ers en bestuurders, contactpersonen of gemachtigden van bv's): naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, geboortedatum en woonadres (voor zover nodig voor identiteitsvaststelling), bedrijfsgegevens (handelsnaam, KvK-nummer, rechtsvorm, btw-nummer), een kopie van een geldig identiteitsbewijs en gegevens over uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) in het kader van het wettelijk verplichte Wwft-cliëntenonderzoek, inloggegevens voor het financieel dashboard, en correspondentie tussen u en KantoorDAAN. Voor het Wwft-cliëntenonderzoek en om de gegevens die u opgeeft te controleren, raadpleegt KantoorDAAN ook het uittreksel uit het Handelsregister van de KvK, VIES van de Europese Commissie (btw-nummer), PDOK van het Kadaster (adres) en de sanctielijst van de Europese Unie (bij de start en daarna dagelijks).

Van bezoekers van de website en aanvragers via het contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de door u zelf ingevulde gegevens over uw onderneming, uitsluitend voor zover u deze vrijwillig via het contactformulier of de rekentool verstrekt.

Van gebruikers van het financieel dashboard: technische gegevens die nodig zijn om het financieel dashboard veilig te laten functioneren, waaronder inloggegevens en beveiligingsgegevens (zoals gebruikt voor tweestapsverificatie).

Werving van nieuwe klanten

KantoorDAAN benadert zelf ondernemers die klant zouden kunnen worden. Daarvoor legt KantoorDAAN gegevens vast die de onderneming zelf openbaar heeft gemaakt op haar website of die in het Handelsregister van de KvK staan: handelsnaam, rechtsvorm, KvK-nummer, branche, vestigingsadres, website, het zakelijke e-mailadres en telefoonnummer zoals die op de website staan, en de pagina waar KantoorDAAN ze vond. Bij een eenmanszaak of een vennootschap onder firma kunnen dat persoonsgegevens zijn. KantoorDAAN gebruikt deze gegevens om u te bellen of een brief te sturen; een e-mail stuurt KantoorDAAN alleen als u daar eerst om heeft gevraagd. Van dat contact legt KantoorDAAN vast wanneer het was en wat u antwoordde. U kunt altijd laten weten dat u niet meer benaderd wilt worden, via info@kantoordaan.nl of tijdens het gesprek; KantoorDAAN benadert u dan niet meer en bewaart alleen uw handelsnaam en contactgegevens, zodat dat zo blijft.

Bankkoppeling

Uw zakelijke bankmutaties komen in uw administratie bij e-Boekhouden.nl via een koppeling met uw bank, op basis van de toestemming die u zelf bij uw bank geeft. Bij banken die via PSD2 koppelen, schakelt e-Boekhouden.nl daarvoor ibanXS in, een rekeninginformatiedienst onder toezicht van De Nederlandsche Bank. ibanXS doet daarbij een eigen, wettelijk verplicht cliëntenonderzoek, en bij deze banken geeft u elke 180 dagen opnieuw toestemming. De bankmutaties zelf horen bij uw administratie: KantoorDAAN verwerkt ze, ook in het financieel dashboard, als verwerker op basis van de verwerkersovereenkomst. Om de koppeling te begeleiden en te bewaken, legt KantoorDAAN zelf vast bij welke bank(en) uw zakelijke rekeningen lopen, het soort rekening en de IBAN's, of u bij de bank toestemming kunt geven, en hoe de koppeling ervoor staat (wanneer zij tot stand kwam, wanneer u toestemming gaf en tot wanneer die geldt, en wanneer KantoorDAAN haar heeft gecontroleerd). Grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst. KantoorDAAN vraagt en bewaart nooit uw inloggegevens voor de bank, pincodes of codes uit uw bankapp. Van de inloggegevens voor e-Boekhouden.nl die u van KantoorDAAN krijgt om uw bank te koppelen, legt KantoorDAAN alleen de gebruikersnaam vast en de datum waarop die aan u zijn doorgegeven; het wachtwoord legt KantoorDAAN niet vast.

Doeleinden en grondslagen

KantoorDAAN verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende grondslagen: (1) het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst van opdracht met een klant, waaronder het opstellen van offertes en opdrachtbevestigingen, het verzorgen van de boekhouding, btw-aangifte, jaarrekening en fiscale aangiften en de andere diensten die in de opdracht zijn opgenomen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst); (2) het voldoen aan de wettelijke identificatie-, cliëntenonderzoeks- en meldplicht op grond van de Wwft (grondslag: wettelijke verplichting); (3) het voldoen aan de fiscale bewaarplicht en overige administratieve verplichtingen (grondslag: wettelijke verplichting); (4) het beantwoorden van vragen via het contactformulier en het uitbrengen van een offerte aan een prospect (grondslag: uitvoering van (voorgenomen) overeenkomst, dan wel gerechtvaardigd belang van KantoorDAAN om op een verzoek te reageren); (5) het beveiligen van het financieel dashboard en het voorkomen van misbruik (grondslag: gerechtvaardigd belang van KantoorDAAN en de klant bij een veilige omgeving); (6) het benaderen van ondernemers die klant kunnen worden, per telefoon of brief, en per e-mail alleen na hun verzoek (grondslag: gerechtvaardigd belang van KantoorDAAN om zijn diensten onder de aandacht te brengen; voor e-mail: toestemming).

KantoorDAAN gebruikt uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft. De risicoclassificatie die in het kader van het Wwft-cliëntenonderzoek wordt gemaakt, is uitsluitend een voorstel; het uiteindelijke besluit wordt altijd door een medewerker van KantoorDAAN genomen. Het automatisch boeken van aangeleverde inkoopfacturen en bonnen door de boekhoudsoftware is geen besluit over u als persoon; KantoorDAAN controleert die boekingen achteraf.

Bewaartermijnen

Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Gegevens die zijn verzameld in het kader van het Wwft-cliëntenonderzoek worden bewaard gedurende vijf jaar na het einde van de klantrelatie, tenzij een langere wettelijke termijn van toepassing is. Gegevens van prospects die geen klant zijn geworden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om op het verzoek te kunnen reageren en eventueel later opnieuw contact op te kunnen nemen, met een maximum van twee jaar na het laatste contact. Dat geldt ook voor ondernemers die KantoorDAAN voor werving heeft vastgelegd of benaderd; was er nooit contact, dan telt de termijn vanaf het vastleggen. Wie heeft laten weten niet meer benaderd te willen worden, blijft alleen met handelsnaam en contactgegevens op een lijst om dat te voorkomen. Na afloop van de betreffende bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of vernietigd, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.

Delen met derden

KantoorDAAN deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw uitdrukkelijke toestemming. KantoorDAAN maakt daarbij gebruik van de volgende categorieën dienstverleners, die als verwerker voor KantoorDAAN optreden en met wie KantoorDAAN een verwerkersovereenkomst heeft gesloten (of, voor e-Boekhouden.nl, de daarmee vergelijkbare verwerkersvoorwaarden van die leverancier): hostingpartijen voor de database en het financieel dashboard (Supabase en Vercel), een leverancier voor het verzenden van e-mail en het ontvangen van stukken die u per e-mail aanlevert (Resend), Google (Google Workspace: de e-mail en de agenda van KantoorDAAN, en Google Drive, waarin KantoorDAAN een kopie bewaart van de stukken rond uw opdracht, zoals de offerte en de door u getekende offerte, de algemene voorwaarden, de privacyverklaring, de verwerkersovereenkomst, de opdrachtbevestiging, het bewijs van uw akkoorden en de facturen van KantoorDAAN; stukken van het Wwft-cliëntenonderzoek, zoals de kopie van uw identiteitsbewijs, de gegevens over uiteindelijk belanghebbenden en de risicobeoordeling, en andere vertrouwelijke stukken zoals het KvK-uittreksel gaan nooit naar Google Drive), e-Boekhouden.nl (de administratiesoftware waarin KantoorDAAN uw boekhouding voert; KantoorDAAN is daar zelf abonnee en neemt de administratie voor u af en betaalt die, als onderdeel van de kantooromgeving van KantoorDAAN bij e-Boekhouden.nl), OpenAI (dat e-Boekhouden.nl inschakelt voor de functie Autopilot, die aangeleverde inkoopfacturen en bonnen automatisch herkent en boekt), en Anthropic (de AI-assistent Claude, die KantoorDAAN gebruikt bij het beheer en de ondersteuning van zijn systemen en bij het opstellen van teksten, en daarbij persoonsgegevens kan verwerken). Waar KantoorDAAN gebruikmaakt van dienstverleners die gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen verwerken, zorgt KantoorDAAN ervoor dat daarvoor passende waarborgen gelden, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Vercel, Resend, Google, OpenAI en Anthropic kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden.

Beveiliging

KantoorDAAN neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder: versleuteling van gevoelige gegevens zoals koppelingen met uw boekhoudsoftware, toegangsbeveiliging op basis van rollen zodat een klant uitsluitend het eigen dossier kan inzien, verplichte tweestapsverificatie voor toegang tot het kantoorgedeelte van het systeem, en het gescheiden en versleuteld bewaren van back-ups.

Uw rechten

U heeft het recht om KantoorDAAN te verzoeken om inzage in, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens, om beperking van de u betreffende verwerking, en om tegen de verwerking bezwaar te maken. Ook heeft u onder omstandigheden recht op gegevensoverdraagbaarheid. Een verzoek hiertoe kunt u richten aan info@kantoordaan.nl; KantoorDAAN reageert daarop binnen de wettelijke termijn van één maand. Houdt u er rekening mee dat een deel van uw gegevens niet (direct) kan worden verwijderd of aangepast, indien en voor zover KantoorDAAN op grond van de fiscale bewaarplicht of de Wwft wettelijk verplicht is deze gegevens te bewaren. Wanneer u het niet eens bent met de wijze waarop KantoorDAAN uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en de website

De publieke website van KantoorDAAN gebruikt uitsluitend functionele en technisch noodzakelijke gegevens om te functioneren; er worden geen trackingcookies voor advertentiedoeleinden geplaatst. Voor het inloggen op het financieel dashboard is een functionele sessiecookie noodzakelijk.

Wijzigingen

KantoorDAAN kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving of gewijzigde dienstverlening. De meest actuele versie is steeds te raadplegen op de website van KantoorDAAN en wordt bij een nieuwe opdrachtbevestiging opnieuw aan u verstrekt.

Deze versie van de privacyverklaring geldt vanaf de datum die op dit document staat.